FAQ DOKELIO Ile-de-France

DOKELIO Ile-de-France : généralités

Mon organisme de formation dans DOKELIO Ile-de-France

Mes actions de formation dans DOKELIO Ile-de-France

DOKELIO Ile-de-France : généralités

Qu’est-ce que DOKELIO Ile-de-France ?

DOKELIO Ile-de-France est la base régionale de l’offre de formation professionnelle continue francilienne.

Elle alimente le site www.defi-metiers.fr, les portails www.intercariforef.org, www.alternance.emploi.gouv.fr/portail_alternance, www.orientation-pour-tous.frlabonneformation.pole-emploi.fr et www.oriane.info, ainsi que les systèmes d'information de Pôle emploi et des missions locales franciliennes.

DOKELIO Ile-de-France permet aux organismes de formation de mettre à jour leurs données pour une meilleure visibilité et une meilleure accessibilité de leur offre de formation auprès des différents publics concernés.

Sachez que le périmètre de DOKELIO Ile-de-France se limite actuellement aux actions de formation se déroulant en Ile-de-France.
Néanmoins, si vous ne dispensez pas d’offre de formation répondant à ce périmètre, votre description d’organisme de formation sera diffusée dans l’annuaire d’organismes de formation national sur le site du Fongecif Ile-de-France et dans l’annuaire des organismes de formation sur le site de Défi métiers si vous êtes situé en Ile-de-France.
 

Quels sont les navigateurs recommandés pour naviguer au mieux sur DOKELIO Ile-de-France ?

Pour naviguer au mieux sur DOKELIO Ile-de-France, il faut utiliser l'un des navigateurs suivants :

  • Chrome de Google ;
  • Firefox de Mozilla.

Et il est important de débloquer les pop-up pour l'ensemble du site.

Comment inscrire mon organisme de formation dans DOKELIO Ile-de-France ?

Une fiche pratique est à votre disposition sur le site de Défi métiers.

Sur quels sites sont diffusées les informations contenues dans DOKELIO Ile-de-France ?

DOKELIO Ile-de-France alimente les sites  www.defi-metiers.fr, les portails www.intercariforef.orgwww.alternance.emploi.gouv.fr/portail_alternancewww.orientation-pour-tous.fr, labonneformation.pole-emploi.fr et www.oriane.info, ainsi que les systèmes d'information de Pôle emploi et des missions locales franciliennes.

Est-ce que DOKELIO Ile-de-France est payant ?

Non, c’est un service gratuit.

Comment s’inscrire aux ateliers Utilisateurs DOKELIO Ile-de-France ?
J’ai perdu mon mot de passe pour me connecter à DOKELIO Ile-de-France, comment dois-je faire ?

1. Cliquez sur « mot de passe oublié »
2. Saisissez votre identifiant et votre adresse email.

L'identifiant est composé de la 1ère lettre de votre prénom accolée à votre nom de famille suivi du chiffre 1 (ex : fdurant1).
L’adresse email que celle vous avez communiquée lors de votre inscription dans DOKELIO Ile-de-France.

Vous recevrez un mail avec un lien éphémère (24 heures) pour créer un nouveau mot de passe.

Vous pourrez ainsi vous connecter sur DOKELIO Ile-de-France.

Je clique sur un bouton dans DOKELIO Ile-de-France et rien ne se passe, que dois-je faire ?

Il peut s’agir d’une pop-up, parfois appelée fenêtre intruse, surgissante ou secondaire. C’est une fenêtre qui s'ouvre de façon intempestive ou à la suite d'un clic.
Pour débloquer cette pop-up, allez dans le menu « Outils » de votre navigateur (Ex : Firefox de Mozilla ou Chrome de Google ou Internet Explorer de Microsoft) et paramétrez les « Options ».
 

Qui attribue un numéro d'identification dans DOKELIO Ile-de-France, pour les organismes de formation, les actions de formation, les sessions, etc.?

L'application génère elle-même un numéro pour les organismes de formation, pour les actions de formation et pour les sessions, etc. Chaque numéro est différent car il sert d'identification dans DOKELIO Ile-de-France.
 
 

Qu'est-ce que le numéro de session ou de Carif-oref que me demande Pôle emploi ?

Le numéro de Carif-oref ou numéro de session demandé par Pôle emploi pour créer des devis AIF est l’identifiant de la session SE_XXXXX.

Il faut être inscrit sur DOKELIO Ile-de-France et avoir créé une ou plusieurs actions de formation pour l’obtenir.

Mon organisme de formation dans DOKELIO Ile-de-France

Je n’arrive pas à retrouver mon organisme de formation dans DOKELIO Ile-de-France ?

Sur la page d’accueil de DOKELIO Ile-de-France, passez avec la souris sur  « GERER SES ORGANISMES » (3ème onglet en partant de la gauche). Cliquez sur Rechercher un organisme.

Un nouvel écran apparaît. Cliquez alors sur le bouton RECHERCHER situé en haut à droite.

La liste de votre ou vos organismes de formation apparaîtra.

Quels champs faut-il renseigner dans ma fiche organisme de formation et comment ?

Les données obligatoires à renseigner sont matérialisées à l'écran par un astérisque (*) et doivent être renseignées.
Des info-bulles matérialisées par l'icône vous permettent d'obtenir davantage d'informations sur la nature des données attendues ou affichées.
Vous pouvez consulter la charte de l'organisme de formation.
 

Certains champs sont indiqués comme obligatoires (ex : indicateurs, identifiant, état de la fiche, etc.) avec un *, et ils ne peuvent pas être modifiés, est-ce normal ?

Il est possible qu'il y ait des champs obligatoires non modifiables car ils sont soit générés par le système, soit déjà contrôlés par une documentaliste de Défi métiers, soit accessibles par un bouton.

Je n’arrive pas à saisir mon adresse dans ma fiche organisme de formation ?

Cliquez sur le bouton CARNET D’ADRESSES situé en bas à droite du pavé Adresse et coordonnée. Une fenêtre pop-up s’ouvre dans laquelle vous pouvez saisir vos données.
 

Je n’arrive pas à saisir un contact dans ma fiche organisme de formation ?

Cliquez sur le bouton CARNET DE CONTACTS situé en bas à droite du pavé Contact principal. Une fenêtre pop-up s’ouvre dans laquelle vous pouvez saisir vos données.

 

Mes actions de formation dans DOKELIO Ile-de-France

Peut-on créer des actions de formation conventionnées ?

Non. Vous ne pouvez créer que des actions de formation non conventionnées.
Seules les documentalistes de Défi métiers peuvent pré-créer des actions de formation conventionnées.

Pourquoi mes actions de formation disparaissent-elles des « Données à modifier » de mon tableau de bord sur la page d’accueil ?

Vos actions de formation disparaissent car elles ont été contrôlées et mises en diffusion dans DOKELIO Ile-de-France par les documentalistes de Défi métiers.

Je n’arrive pas à retrouver la liste de mes actions de formation ?

Sur la page d’accueil de DOKELIO Ile-de-France, cliquez sur l'onglet « VOTRE TABLEAU DE BORD » (1er onglet en haut à gauche), puis cliquez sur le chiffre à droite de « Affichez toute l'offre de formation ».

 

 

La liste de vos actions de formation apparaîtra.

Comment lire les indicateurs de contrôle et de publication de mes actions de formation ?

La légende des indicateurs de contrôle est disponible en pied de page.

Les cas les plus fréquents sont les suivants :

L'action est en rédaction/en brouillon : il faut la compléter et la soumettre, elle n'est pas visible par l'équipe DOKELIO Ile-de-France.

 

L'action est à contrôler/en rédaction : l'action de formation nous a été soumise, elle est en cours de contrôle.

 

L'action est à modifier/en rédaction : vous devez apporter des corrections à l'action de formation et la soumettre au contrôle.

 

L'action est visée/diffusable : l'action de formation a été validée par notre équipe, elle est en diffusion et visible sur les sites partenaires.

 

L'action est à contrôler/archivée : l'action de formation a été archivée sur DOKELIO Ile-de-France.

 

 

 

Quels champs faut-il renseigner dans ma fiche action de formation et comment ?

Les données obligatoires à renseigner sont matérialisées à l'écran par un astérisque (*) et doivent être renseignées.
Des info-bulles matérialisées par l'icône  vous permettent d'obtenir davantage d'informations sur la nature des données attendues ou affichées.
Vous pouvez consulter la charte de saisie de l’action et de la session.
 

Certains champs sont indiqués comme obligatoires (ex : indicateurs, identifiant, état de la fiche, etc.) avec un *, et ils ne peuvent pas être modifiés, est-ce normal ?

Il est possible qu'il y ait des champs obligatoires non modifiables car ils sont soit générés par le système, soit déjà contrôlés par une documentaliste de Défi métiers, soit accessibles par un bouton.

Mon action de formation est archivée, comment puis-je la remettre en ligne ?

Cliquez sur le bouton DESARCHIVER.

Puis cliquez sur le bouton ENREGISTRER.

Cliquez sur OK.

Cliquez sur OUI.

Vous êtes sur l’onglet SESSION, vous pouvez soit CREER une nouvelle session, soit Dupliquer une ancienne session en cliquant sur le pictogramme feuille blanche.

Mon action de formation est « A supprimer », pourquoi ?

Passé un délai de 120 jours à la suite d’une demande de complétude effectuée par les documentalistes de Défi métiers aux utilisateurs de DOKELIO Ile-de-France de votre établissement de formation, si vous n’avez pas été faire le nécessaire sur la fiche Action de formation, celle-ci passe à l’indicateur de publication « A supprimer ».

Mon action de formation est inactive, pourquoi ?

Passé un délai de 120 jours à la suite d’une demande de complétude effectuée par les documentalistes de Défi métiers aux utilisateurs de DOKELIO Ile-de-France de votre établissement de formation, si vous n’avez pas été faire le nécessaire sur la fiche Action de formation, celle-ci passe à l’indicateur de contrôle  « Inactif ».

Comment remettre en ligne une action de formation Inactive / A supprimer ?

Contactez-nous par mail à dokelio-idf@defi-metiers.fr ou par téléphone au 01 56 53 32 99 (mardi et mercredi de 14h à 17h30, vendredi de 14h à 16h30).

Les organismes de formation peuvent-ils avoir la main sur les dates de session?

Sur les actions de formation conventionnées, c'est une donnée paramétrable. L'organisme financeur peut choisir de laisser la main à l'organisme de formation comme il peut choisir de réserver ce champ à la seule modification par une des médiatrices Défi métiers.
 
Sur les actions de formation non conventionnées, l'organisme de formation gère librement ses dates de session.

Où trouver le numéro de session ou de Carif-oref que me demande Pôle emploi ?

Le numéro de session ou de Carif-oref se trouve dans l’onglet SESSION de chaque action de formation.

Il commence par SE_XXXXX et se trouve dans la colonne « Identifiant Dokelio » de la liste des sessions.

Attention : si l’action de formation n’est pas en diffusion, le numéro de session ou de Carif-oref ne sera pas visible par Pôle emploi.

Mon action de formation est considérée comme un "doublon", pourquoi ?

Sur DOKELIO Ile-de-France, une certification = une seule action de formation.
C'est au niveau de l'onglet SESSION que vous pouvez créer des sessions dans des lieux de formation différents et/ou avec dates de session différentes et/ou avec un nombre total d'heures différent.

J'ai reçu un mail m'indiquant l'archivage de mon action de formation dans 10 jours, que dois-jefaire

Une action de formation s’archive automatiquement un mois après la date de fin de sa dernière session.
Avant l’archivage de votre action de formation, il vous suffit de créer vos nouvelles SESSIONS à venir afin qu’elle reste en diffusion.

Je n'ai pas trouvé de réponses à mes questions dans cette FAQ.

Si vous n’avez pas trouvé la réponse à votre demande, contactez-nous par mail à dokelio-idf@defi-metiers.fr ou par téléphone au 01 56 53 32 99 (mardi et mercredi de 14h à 17h30, vendredi de 14h à 16h30).