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Outre la charte de saisie disponible, il existe quelques astuces pour optimiser la saisie dans DOKELIO Ile-de-France et, in fine, permettre la mise en diffusion rapide, par le médiateur Défi métiers, d’une fiche action avec session.
Les organismes de formation sont très nombreux à saisir leur offre dans DOKELIO Ile-de-France, depuis la modification du formulaire AIF. Voici quelques éléments à prendre en compte pour optimiser le traitement des données.
Prévoir du temps pour saisir
L'utilisateur qui n'a pas effectué de saisie dans DOKELIO Ile-de-France depuis longtemps doit consacrer 20 minutes environ à cette seule activité, et parcourir la charte de saisie des actions et sessions de formation avant de commencer la saisie.
Retenir quelques règles
- Eviter le tout majuscule.
- L’intitulé de l’action est identique à la validation s’il s’agit d’une certification (RNCP) ou d’une habilitation (Inventaire).
- Les objectifs sont rédigés du point de vue de l’apprenant avec des verbes.
- Les pré-requis sont les compétences demandées pour entrer en formation.
- La validation doit être identifiée.
- L’action a toujours, au minimum, une session rattachée.
- La session possède toujours une date de début et de fin et, si les dates ne sont pas connues, des dates prévues de début et de fin.
- La durée s’exprime en totalité des heures de cours pour la période.
Se focaliser sur les champs obligatoires
Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque.
Dans la partie « Action » , il s'agit des champs : Action ou module ; Description générale ; Pré-requis et modalité de recrutement ; Domaine de formation et métier (les données sont couplées avec la partie Validation) ; Modalité d'organisation et public de la partie Action.
Dans la partie « Session » , il s'agit des champs : Date ; Modalité d'organisation et durée (en heures) ; Durée totale (en heures) ; Tarif ; Liste des lieux d'inscription et de formation ; Effectif.
Enregistrer régulièrement les données
Si l’ensemble des champs obligatoires n’est pas renseigné :
- l’application refuse l’enregistrement (car le nombre minimum de champs obligatoires renseigné n’a pas été atteint) ;
- ou bien la saisie est enregistrée en brouillon et le médiateur ne pourra jamais la voir ;
- ou bien la saisie est enregistrée mais ne peut passer à un état supérieur qui permette au médiateur le contrôle et la mise en diffusion.
Des messages d’erreur - bandeau rouge - indiquent à chaque enregistrement les champs à renseigner. Le passage à l’étape suivante est autorisé à l'apparition d'un message à bandeau vert.
Les trois étapes de la saisie
1. Renseigner les champs de l’onglet « Action » , puis enregistrer ;
2. Renseigner les champs de l’onglet « Session » , puis enregistrer ;
3. Soumettre l’action.
L. Démoclès
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