Comment optimiser le délai de mise en diffusion d’une action de formation dans DOKELIO Ile-de-France ?

18 Mai 2017

Optimiser le délai de mise en diffusion d’une action de formation dans DOKELIO Ile-de-France © Puxabay Outre la charte de saisie disponible, il existe quelques astuces pour optimiser la saisie dans DOKELIO Ile-de-France et, in fine, permettre la mise en diffusion rapide, par le médiateur Défi métiers, d’une fiche action avec session.

Les organismes de formation sont très nombreux à saisir leur offre dans DOKELIO Ile-de-France, depuis la modification du formulaire AIF. Voici quelques éléments à prendre en compte pour optimiser le traitement des données.

Prévoir du temps pour saisir

L'utilisateur qui n'a pas effectué de saisie dans DOKELIO Ile-de-France depuis longtemps doit consacrer 20 minutes environ à cette seule activité, et parcourir la charte de saisie des actions et sessions de formation avant de commencer la saisie.

Retenir quelques règles

  • Eviter le tout majuscule.
  • L’intitulé de l’action est identique à la validation s’il s’agit d’une certification (RNCP) ou d’une habilitation (Inventaire).
  • Les objectifs sont rédigés du point de vue de l’apprenant avec des verbes.
  • Les pré-requis sont les compétences demandées pour entrer en formation.
  • La validation doit être identifiée.
  • L’action a toujours, au minimum, une session rattachée.
  • La session possède toujours une date de début et de fin et, si les dates ne sont pas connues, des dates prévues de début et de fin.
  • La durée s’exprime en totalité des heures de cours pour la période.

Se focaliser sur les champs obligatoires

Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque.

Dans la partie « Action » , il s'agit des champs : Action ou module ; Description générale ; Pré-requis et modalité de recrutement ; Domaine de formation et métier (les données sont couplées avec la partie Validation) ; Modalité d'organisation et public de la partie Action.

Dans la partie « Session » , il s'agit des champs : Date ; Modalité d'organisation et durée (en heures) ; Durée totale (en heures) ; Tarif ; Liste des lieux d'inscription et de formation ; Effectif.

Enregistrer régulièrement les données

Si l’ensemble des champs obligatoires n’est pas renseigné :

  • l’application refuse l’enregistrement (car le nombre minimum de champs obligatoires renseigné n’a pas été atteint) ;
  • ou bien la saisie est enregistrée en brouillon et le médiateur ne pourra jamais la voir ;
  • ou bien la saisie est enregistrée mais ne peut passer à un état supérieur qui permette au médiateur le contrôle et la mise en diffusion.

Des messages d’erreur - bandeau rouge -  indiquent à chaque enregistrement les champs à renseigner. Le passage à l’étape suivante est autorisé à l'apparition d'un message à bandeau vert.

Les trois étapes de la saisie

1. Renseigner les champs de l’onglet « Action » , puis enregistrer ;
2. Renseigner les champs de l’onglet « Session » , puis enregistrer ;
3. Soumettre l’action.

L. Démoclès

Tags : DOKELIO Ile-de-France | formation | Défi métiers | RCO