Droits et obligations des organismes de formation

Mis à jour le 27 Janvier 2016

Droits et obligations des organismes de formation © Fotolia Toute personne peut dispenser des prestations de formation professionnelle continue après avoir déposé une déclaration d’activité auprès de l'administration. Son activité s’inscrit ensuite dans un cadre juridique défini par le Code du travail.

  • La formation continue, un marché très ouvert

    La formation professionnelle continue (FPC) regroupe des réalités très variées, aussi bien en termes de prestations (actions de formation, bilan de compétences, ou VAE), que d’organismes de formation (organismes de droit privé ou public, auto-entrepreneurs, etc.). L'accès au marché de la formation est en effet libre, l'activité de dispensateur de formation professionnelle continue n’étant soumise à aucune condition particulière. Seule restriction : l'interdiction opposée à toute personne ayant fait l'objet d'une condamnation pénale pour manquement à la probité, aux bonnes mœurs et à l'honneur, d'exercer une fonction de direction ou d'administration dans un organisme de formation. Les textes n'imposent en outre aucune forme juridique spécifique. Celui qui désire exercer l'activité de dispensateur de formation doit choisir parmi les différents statuts existants : SA, SARL, EURL, Association loi 1901, etc.
     
    Les actions de la formation professionnelle continue sont néanmoins encadrées par de multiples règles et strictement contrôlées. Le cadre législatif prévoit en effet des dispositions afin de garantir l’information du public et d’assurer une bonne utilisation des fonds de la formation professionnelle continue. Les organismes de formation sont donc soumis à diverses obligations. Ils doivent notamment :

    • effectuer une déclaration d’activité ;
    • soumettre annuellement un bilan pédagogique et financier ;
    • respecter des modalités spécifiques de contractualisation ;
    • respecter des règles comptables spécifiques ;
    • informer les stagiaires.

    Le marché de la formation professionnelle continue
     
    En 2011, selon la Dares, 58 668 prestataires de formation continue en France ont formé 23,8 millions de stagiaires et dispensé 1,2 milliard d’heures de formation. Leur chiffre d’affaires s’est élevé à 13,1 milliards d’euros (dont 44 % a été réalisé par le 1 % de prestataires ayant un chiffre d’affaires dépassant 3 millions d’euros). La durée moyenne des formations a continué à se réduire, reculant d’une heure par rapport à 2010, pour s’établir à 48 heures. Parmi les formations les plus suivies, arrivent en tête celles portant sur la sécurité des biens et des personnes (y compris l’hygiène et la sécurité), ensuite celles ayant trait au développement des capacités d’orientation ou d’insertion, puis celles concernant la santé. Plus des deux tiers des stagiaires des organismes de formation sont des salariés. Les demandeurs d’emploi, principaux bénéficiaires du financement de stages par les pouvoirs publics, représentent 12 % des stagiaires.

  • Définition légale de la formation professionnelle continue

    La formation professionnelle continue (FPC) participe, avec la formation initiale, à l’obligation nationale de formation permanente. A ce titre, les actions de formation s’insèrent dans un cadre légal, qui régit les relations entre prestataires de formation, instances publiques de contrôle, organismes financeurs (Opca, etc.), clients de l’action (employeurs, par exemple), et stagiaires. Pour accéder aux financements par les fonds de la FPC (contribution obligatoire des entreprises ou financements publics/paritaires), les organismes doivent notamment veiller à ce que leurs prestations relèvent bien du champ de la FPC défini par le Code du travail, qui caractérise la FPC en fonction de sa finalité, de sa typologie et de son déroulement.

    Permettre l’acquisition de compétences identifiables et mesurables

    La finalité de la formation professionnelle continue est définie par l’article L 6311-1 du Code du travail, qui stipule qu’elle a pour objet de :

    • favoriser l’insertion professionnelle des travailleurs ;
    • permettre leur maintien dans l’emploi ;
    • favoriser le développement de leurs compétences ;
    • contribuer à la promotion sociale, à la sécurisation des parcours profes­sionnels, et au développement éco­nomique et culturel des travailleurs ;
    • permettre le retour à l'emploi des personnes qui ont interrompu leur activité professionnelle pour s'occuper de leurs enfants ou de leur conjoint ou ascendants en situation de dépendance.

    La typologie des actions relevant de la FPC est ensuite présentée dans l’article L. 6313-1. Le texte énumère 14 types d’actions, leur définition étant complétée par les articles L. 6313-2 à L. 6313-15. Parmi les typologies d’actions entrant dans le champ de la FPC, il y a par exemple les « actions de promotion professionnelle » (permettant d'acquérir une qualification plus élevée), les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE), les actions de lutte contre l’illettrisme, etc. Une nouvelle typologie, les « actions de formation continue relatives au développement durable et à la transition énergétique », a été introduite par la loi « Transition énergétique » du 17 août 2015.
     
    La loi précise enfin les modalités de réalisation des actions de formation au premier alinéa de l’article L.6353-1. Ces actions doivent répondre à des objectifs déterminés en termes de connaissances, de compétences ou de qualification à acquérir. Toute action de formation doit également être détaillée dans un programme, un document écrit qui précisera les objectifs et la durée de la formation, le niveau de connaissances préalables requis, les modalités de suivi de la formation et d’évaluation de ses résultats, les moyens pédagogiques et techniques utilisés (livres, matériel informatique, etc.), ainsi que les modalités d’encadrement (formateurs, leurs titres et qualités).

    Si la formation se déroule en tout ou partie à distance, le programme doit aussi préciser la nature des travaux demandés au stagiaire et le temps estimé pour les réaliser ; les modalités de suivi et d'évaluation spécifiques aux séquences de formation ouverte et à distance ; les moyens d'organisation, d'accompagnement ou d'assistance, pédagogique et technique, mis à disposition du stagiaire.

    Dispenser une formation de qualité

    La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle a confié une nouvelle mission aux financeurs de la formation professionnelle (Opca, Opacif, Conseils régionaux, Etat, Pôle emploi, Agefiph, etc.) : à partir du 1er janvier 2017, les financeurs devront s’assurer que les prestataires respectent leurs obligations (modalité de mise en œuvre des actions, information des stagiaires et règlement intérieur) et qu’ils se conforment à six critères de qualité définis par le décret du 30 juin 2015 (adaptation des actions de formation aux publics formés, prise en compte des appréciations des stagiaires, etc.). Pour s’assurer du respect de ces critères, les financeurs pourront soit vérifier que les prestataires possèdent une certification ou un label figurant sur une liste établie par le Cnefop (Conseil national, de l'emploi, de la formation et de l'orientation professionnelles), soit mettre en œuvre une procédure d’évaluation interne.

  • Déclaration d’activité et Bilan pédagogique et financier

    L’administration exerce un contrôle et un recensement de l’offre de formation, à travers le Service régional de contrôle (SRC) de la Direccte (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi). Tout dispensateur de formation, quel que soit son statut, a pour obligation de transmettre à cette instance une déclaration d’activité (DA) lors de la conclusion de la première action de formation, puis ensuite chaque année un bilan pédagogique et financier (BPF). Ne pas se soumettre à cette obligation peut être puni par une amende de 4 500 euros et l’interdiction éventuelle de diriger un organisme de formation.
     
    Ces deux procédures ont été en partie dématérialisées. Il est possible de remplir en ligne les formulaires de DA et de BPF sur le site www.declarationof.travail.gouv.fr, et ainsi d’être informé automatiquement des différentes phases de traitement de son dossier.
     
    Cette démarche ne dispense pas d’avoir à envoyer les formulaires complétés et signés, accompagnés des pièces justificatives demandées, au SRC de la Direccte dont dépend l’organisme de formation.
     
    Pour l’Ile-de-France, les dossiers de DA et de BPF sont à adresser au Service régional de contrôle de la Direccte : 19, rue Madeleine Vionnet – 93300 Aubervilliers.

    La déclaration d’activité

    La DA est à réaliser au plus tard dans les trois mois qui suivent la conclusion de la première convention de formation ou du premier contrat de prestation de services. Elle s’effectue avec les pièces suivantes :

    • le formulaire Cerfa n°10782*04 de déclaration d’activité, dûment com­plété, daté et signé ;
    • la copie de la première convention de formation professionnelle (ou à défaut le bon de commande et la facture), ou du premier contrat de formation professionnelle ;
    • le programme détaillé relatif à l’action de formation ;
    • la liste des formateurs intervenant dans l’organisme de formation à la date de la demande de la déclaration d’activité, avec mention de leurs titres et qualités ;
    • le bulletin n°3 du casier judiciaire de la personne exerçant une fonction de direction ou d’administration au sein de l’organisme (le président pour une SA ou association, le gérant pour une SARL, etc.) ;
    • la copie du justificatif d’attribution du numéro SIREN.

    A noter : en cas de cessation ou modification d’activité (changement de dénomination, de statut juridique, de dirigeant, ou d’adresse du siège social), le prestataire doit transmettre dans un délai de 30 jours une déclaration rectificative auprès du SRC de la Direccte.

    Le bilan pédagogique et financier

    Le BPF est à transmettre chaque année, avant le 30 avril suivant l’exercice de clôture. Ce bilan est à envoyer systématiquement, y compris en cas d’absence d’activité. Il faut dans ce cas retourner le formulaire avec la mention « Néant » dans les différents cadres. Lorsque le BPF ne mentionne aucune activité, ou s’il n’a pas été adressé, la déclaration d’activité devient « caduque » : il faudra effectuer une nouvelle déclaration pour poursuivre l’activité.
     
    Le BPF s’effectue avec les pièces suivantes :

    • le bilan, le compte de résultat (spécifique aux activités de FPC pour les organismes aux activités multiples), et l’annexe du dernier exercice comptable clos.

    A noter : les prestataires de bilan de compétences sont tenus d’envoyer en sus un « compte-rendu statistique et financier ».

  • Convention et contrat de formation professionnelle

    La vente d’une action de formation à une personne morale (entreprise, association, collectivité publique, etc.) doit être formalisée par une convention de formation professionnelle. Lorsque le stagiaire participe, même partiellement, au financement de sa formation, un contrat de formation professionnelle doit également être conclu avec lui.

    La convention de formation professionnelle

    La convention de formation peut être annuelle (lorsqu’elle concerne des actions réalisées dans l’année civile) ou pluriannuelle (lorsque le plan de formation de l’entreprise s’étale sur plusieurs années, trois au maximum).
     
    Elle doit obligatoirement mentionner :

    • le numéro de déclaration d’activité ;
    • l’intitulé et la nature de l’action (type d’action énumérée dans l’Art. L. 6313-1 du Code du travail) ;
    • les modalités de déroulement et de sanction de l’action (dates et lieux de l’action, présentiel ou FOAD, contrôle des connaissances, examen, etc.) ;
    • la durée de la formation et le nombre de stagiaires ;
    • le prix de la formation et les financements publics éventuels.

    Télécharger un modèle de convention simplifiée de formation professionnelle.

    Substitution de la convention par un bon de commande et une facture

    En cas d’urgence ou pour des actions courtes et répétitives, la convention peut être remplacée par un bon de commande et une facture, à condition que ceux-ci reprennent les mêmes mentions obligatoires. La convention reste obligatoire en cas d’actions pluriannuelles, de contrat de professionnalisation, et pour les actions relevant d’une convention de formation tripartite (voir encadré).

    Le contrat de formation professionnelle

    Lorsque le stagiaire finance sa formation, ou lorsqu’il participe même partiellement à son financement, le prestataire doit conclure avec lui un contrat de formation professionnelle, avant inscription définitive et règlement de frais. Le contrat doit comporter les mêmes mentions obligatoires que celles prévues pour la convention professionnelle. Il doit en outre mentionner :

    • le programme et l’objectif des actions de formation ;
    • le niveau de connaissances requis au préalable pour suivre la formation et obtenir la qualification préparée ;
    • la qualification des formateurs ;
    • les modalités de paiement et les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée ou d’abandon en cours de formation.

    Télécharger un modèle de contrat de formation professionnelle.

    La convention tripartite
     
    Dans certains cas, la convention doit obligatoirement être également signée par le stagiaire, même lorsque celui-ci ne participe pas financièrement à la formation. On parle alors de « convention tripartite », signée par le stagiaire, le prestataire et le financeur de la formation (employeur ou organisme financeur).  C’est le cas pour les actions de bilan de compétences et de VAE, ou lorsque l’action vise à l’obtention d’une certification (diplôme, titre ou CQP) et qu’elle se déroule à l’initiative du salarié avec l’accord de l’employeur ou en dehors du temps de travail avec l’accord du salarié.

     

  • Informations à communiquer au stagiaire

    Tout organisme de formation est tenu de transmettre certaines informations au stagiaire avant son inscription définitive :

    • le règlement intérieur de l’organisme de formation ;
    • le programme de l’action de formation ;
    • les horaires ;
    • les modalités d’évaluation de l’action ;
    • la liste des formateurs, avec mention de leurs titres ou qualités ;
    • les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires dans l’entité commanditaire de la formation (employeur, Opca, financeur public).

    A l’issue de la formation, le prestataire doit remettre au stagiaire une attestation. Elle doit mentionner :

    • les objectifs et la nature de l’action de formation (type d’action énumérée dans l’Art. L. 6313-1 du Code du travail) ;
    • la durée de l’action de formation ;
    • les résultats de l’évaluation des acquis de la formation (évaluation telle que précisée dans le programme : test de contrôle des connaissances, examen professionnel, etc.). L’organisme peut également demander au stagiaire d’évaluer l’atteinte des objectifs, la qualité de la formation ou ses méthodes.

    Règlement intérieur des organismes de formation

    Tous les organismes de formation doivent élaborer, dans les trois mois suivant le début de l’activité de formation, un règlement intérieur applicable aux stagiaires. Le règlement intérieur est un document écrit qui détermine les principales mesures en matière de santé et de sécurité dans l’établissement ; les règles applicables en matière de discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions applicables aux stagiaires ainsi que les droits de ceux-ci en cas de sanction ; et les modalités selon lesquelles est assurée la représentation des stagiaires (élection de délégués titulaires et suppléants) pour les actions de formation d'une durée totale supérieure à cinq cents heures.

    Publicité des actions de formation
     
    Le dispensateur peut faire la publicité de ses actions de formation, à condition de respecter le principe de bonne foi et de transparence des informations données aux clients (la publicité ne doit pas l’induire en erreur). 
     
    Le Code du travail précise également que la publicité réalisée par un organisme de formation :

    • ne doit pas faire état du caractère « imputable » des dépenses de formation sur l’obligation de l’employeur de participer au développement de la formation professionnelle ;
    • ne peut mentionner le numéro de déclaration d’activité (DA) que sous la seule forme « Enregisté sous le numéro [N° de DA]. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat ».

     

  • Règles spécifiques de comptabilité

    Comme les autres commerçants, les organismes de formation privés doivent établir leurs comptes annuels selon les principes généraux du Code du commerce. Ceux-ci doivent comprendre un bilan, un compte de résultat et une annexe.
     
    Cependant, afin de disposer d’une meilleure information sur les financements de la formation professionnelle, l’administration impose également aux organismes de formation privés de respecter certaines règles spécifiques en matière de comptabilité.

    Comptabilité spécifique en cas d’activités multiples

    Les organismes qui exercent des activités multiples, c’est-à-dire des activités de formation professionnelle continue (formation, bilan de compétences ou VAE) en même temps que d’autres activités de production de biens et de services (vente, conseil, etc.), doivent établir une comptabilité distincte pour leur activité exercée au titre de la seule formation professionnelle continue.

    Plan comptable adapté

    Tous les organismes de formation exerçant des activités multiples et les organismes à activité unique dont le chiffre d’affaires est égal ou supérieur à 15 244,90 euros hors taxes doivent respecter un plan comptable adapté. Leur plan comptable général doit ainsi être complété par des comptes spécifiques à la formation, par la création de lignes correspondant à ces comptes spécifiques dans le bilan et le compte de résultat, et par des annexes obligatoires supplémentaires.

    Désignation d’un commissaire aux comptes

    Les organismes de formation ont l’obligation de désigner au moins un commissaire aux comptes et un suppléant lorsque, à la fin de l’année civile ou à la clôture de l’exercice, ils dépassent au moins deux des seuils suivants :

    • trois salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) ;
    • 153 000 euros hors taxe de chiffre d’affaires ;
    • 230 000 euros de bilan.

    Ils ne sont plus tenus de désigner un commissaire aux comptes lorsque, pendant deux années consécutives, ils ne dépassent plus au moins deux des seuils désignés ci-dessus.

    Exonération de la TVA
     
    Conformément au Code général des impôts, tous les organismes de formation privés sont assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Cependant, ceux qui le souhaitent peuvent choisir d’être exonérés de la TVA pour leurs (seules) opérations réalisées dans le cadre de la formation professionnelle continue. Pour cela, ils doivent adresser un formulaire de demande d’attestation (Cerfa N°10219*11) au Service régional de contrôle de la Direccte. Une fois la procédure d’exonération aboutie, l’organisme ne peut plus y renoncer.

     

  • Repères chiffrés

    Infographie 1 : Les organismes de formation en 2010

    Chiffre d'affaires, nombre de stagiaires et nombre d'heures-stagiaires des organismes de formation français en 2010
    Source: 
    Dares Analyses - Octobre 2012 - traitement Défi métiers
    Note de lecture: 
    Champ : France entière

    Infographie 2 : Répartition des publics selon le statut des prestataires en 2010

    Statuts des publics des prestatires de formation continue en France en 2010
    Source: 
    Dares Analyses - Octobre 2012 - traitement Défi métiers
    Note de lecture: 
    Champ : France entière

    Infographie 3 : Les dix premières spécialités de formation en 2010

    Les dix premières spécialités de formation en 2010 : stagiaires, heures-stagiaires, durée moyenne
    Source: 
    Dares Analyses - Octobre 2012 - traitement Défi métiers
    Note de lecture: 
    Champ : France entière
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