Certification qualité des prestataires de formation : ce que prévoit la loi « Avenir professionnel »

Mis à jour le 03 Avril 2020

© Adobe Stock La loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel inscrit la qualité dans la continuité de la réforme de 2014 et du décret du 30 juin 2015.

  • Repères historiques

    Pour améliorer la transparence de l’offre de formation et favoriser une montée en charge progressive de la qualité des actions de formation, la loi n°2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l'emploi et à la démocratie sociale a confié aux financeurs publics et paritaires de la formation professionnelle la responsabilité du suivi et du contrôle de la qualité des organismes de formation avec lesquels ils travaillent.

    Les six critères permettant aux financeurs de s’assurer de la qualité des actions de formation ont été fixés par le décret n°2015-790 du 30 juin 2015. Pour faciliter le référencement des organismes de formation, un groupement de financeurs paritaires (réunis au sein du GIE D2OF) a mis en place la plateforme Datadock. Celle-ci permet aux organismes de formation, via une inscription unique et simple, de déposer les éléments de preuve liés aux 21 indicateurs définis par ces financeurs pour répondre aux six critères. Une fois le contrôle de la conformité des pièces réalisé, les organismes de formation deviennent ainsi « datadockés ». A charge ensuite à chaque financeur de décider d’intégrer ces organismes de formation dans leur catalogue de référence.

    A noter : si tous les financeurs publics et paritaires se sont référés au socle commun que constitue ces 21 indicateurs, certains ont pu définir des indicateurs complémentaires (cas de l’Agefiph par exemple).

    Etre « datadocké » donne aujourd’hui aux organismes de formation une visibilité et une crédibilité quant à la qualité des prestations qu’ils délivrent.

    A savoir : le décret qualité du 30 juin 2015 reste en vigueur jusqu’au 31 décembre 2020.

    La loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel instaure de nouvelles règles et signe l’acte 2 de la démarche qualité dans la continuité de la réforme de 2014 : au 1er janvier 2022, tout prestataire de formation devra obtenir la nouvelle certification qualité Qualiopi pour pouvoir mobiliser des fonds publics ou mutualisés. Ce délai d'un an supplémentaire (la date initialement prévue était le 1er janvier 2021) a été accordé aux prestaraires de formation en raison de l'épidémie du Covid-19 (ordonnance n°2020-387 du 1er avril 2020 portant mesures d'urgence en matière de formation professionnelle).

    Deux décrets et deux arrêtés du 6 juin 2019 définissent désormais le nouveau référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences ainsi que les procédures et modalités relatives à la mise en œuvre de ce nouveau système de qualité.

    En renforçant et en structurant la démarche qualité, le législateur répond aux enjeux d’ouverture du marché de la formation, de libéralisation de l’apprentissage et d’investissement des personnes dans leur parcours de formation (désintermédiation du compte personnel de formation désormais monétisé).

    La démarche concoure ainsi à :

    • apporter plus de lisibilité et visibilité au grand public et à tous les acteurs de la formation et de l’orientation professionnelle à travers une seule certification qualité et une seule marque ;
    • sécuriser les achats de formation, notamment du grand public, en se référant à des critères et indicateurs qualité partagés par tous ;
    • apporter une égalité et une équité de traitement des prestataires en confiant leur certification à des organismes répondant à une même norme qualité et utilisant un référentiel national unique.
  • Quels sont les acteurs de la démarche qualité ?

    Au premier plan, bien sûr, les organismes qui devront être certifiés. Il s’agit de tous les organismes prestataires d'actions concourant au développement des compétences financés sur fonds publics ou mutualisés (Opérateurs de compétences - Opco ; une Commission paritaire interprofessionnelle régionale - CPIR ; l’Etat ; la Région ; Pôle emploi ; l’Agefiph et la Caisse des dépôts et consignation - CDC) et délivrant des actions de formation, d’accompagnement et de Validation des acquis de l’expérience (VAE), de formation par apprentissage et des bilans de compétences.

    Tous devront être certifiés au 1er janvier 2021 à l’exception des CFA existants et des établissements d’enseignement secondaire publics et privés pour les actions de formation par apprentissage, pour qui la date d’obtention de la certification est reportée au 1er janvier 2022.

    Seuls les établissements d'enseignement supérieur sont exempts de l’obligation de certification et sont réputés satisfaire à l’obligation de certification après évaluation du Haut Conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (établissements publics) ou du Comité consultatif pour l’enseignement supérieur privé (établissements privés). (Article L.6316-4 du Code du travail)

    Pour aller plus loin : « Guide à l’usage des organismes de formation professionnelle franciliens » publié par la Direccte Ile-de-France.

     

    @Défi métiers

     

    Le Comité français d’accréditation (Cofrac), instance unique d’accréditation en France, a été choisi pour accréditer les organismes certificateurs qui délivreront la certification qualité aux prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Créé en 1994 à l’initiative des pouvoirs publics, il s’assure, au titre de sa mission de service public, de la compétence et de l’impartialité des Organismes d’évaluation de la conformité (OEC), généralement désignés comme « organismes de contrôle ».

    La loi offre également la possibilité, pour répondre à certaines situations particulières, que cette certification soit délivrée par une instance de labellisation reconnue par France compétences, également sur les bases du référentiel unique national (cf. le Dossier de demande de reconnaissance en tant qu’instance de labellisation et le Règlement de reconnaissance des instances de labellisation)

    Dans ce cadre, France compétences a reconnu le 20 décembre 2019, 7 instances habilitées à délivrer la marque de certification « Qualiopi » à compter du 1er janvier 2020.

    France compétences publiera prochainement des fiches synthétiques relatives à chaque instance permettant d’identifier leurs conditions de saisine par les organismes souhaitant se voir délivrer la certification qualité « Qualiopi ».

    Pour en savoir plus sur les nouvelles instances de la formation professionnelle créées par loi de 2018, consultez notre dossier.

  • Le référentiel national

    Le décret n°2019-564 du 6 juin 2019 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle « détermine les sept critères auxquels doivent satisfaire les organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Il précise la durée de la certification et l'organisation de l'accréditation des organismes certificateurs. Il prévoit que ces organismes certificateurs transmettent aux services de l'Etat la liste des organismes qu'ils ont certifiés et que France compétences rend publique la liste des instances de labellisation pouvant également délivrer la certification. Il précise également les conditions d'exécution des contrôles que doivent opérer les financeurs publics et paritaires ».

    Un septième critère vient s’ajouter aux six critères instaurés par la réforme de 2014. Il s’agit du critère n°6, « l’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ».

    Les sept critères sont : 

    1. les conditions d'information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;
    2. l'identification précise des objectifs des prestations proposées et l'adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;
    3. l'adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation mises en œuvre ;
    4. l'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement aux prestations mises en œuvre ;
    5. la qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;
    6. l'inscription et l'investissement du prestataire dans son environnement professionnel (nouveau critère instauré par la loi de 2018) ;
    7. le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

    Ces sept critères se déclinent en 32 indicateurs et composent le référentiel national instauré par le décret n°2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences

    Il reprend l’essentiel des éléments de la loi de 2014 ; sa structuration reprend les principales étapes de conception et de réalisation de l’action de formation en apportant des précisions quant aux exigences souhaitées et en proposant de nouveaux indicateurs qui viennent consolider la démarche.

    Les 32 indicateurs se répartissent entre 22 indicateurs communs (socle) à tous les prestataires et dix indicateurs « spécifiques » permettant de prendre en compte des éléments propres à certains types d’actions (formation, bilans de compétences, VAE, apprentissage) et/ou modalités pédagogiques (alternance, etc.).

    Ainsi le nombre d’indicateurs sera variable selon l’offre de services du prestataire audité :

    • un prestataire délivrant des actions de formation professionnelle devra répondre à 23 indicateurs au minimum et 28 au maximum) ;
    • un prestataire de bilans de compétences à 22 indicateurs ;
    • un prestataire de VAE à 24 indicateurs ;
    • un prestataire de formations par apprentissage à la totalité des 32 indicateurs.

    Pour repérer les indicateurs à remplir en fonction des catégories d’actions auditées, consultez le tableau ci-dessous :

    @Défi métiers

     

    Par ailleurs, les organismes détenant déjà une certification ou un label inscrit sur la liste des certifications et labels généralistes du Cnefop bénéficient d’un audit avec des conditions aménagées concernant la durée de l’audit et l’application des indicateurs ; en effet, ils ne devront répondre qu’aux indicateurs communs n°1, 2, 11, 12, 22, 24, 25, 26 et 32 ainsi qu'à tous les indicateurs « spécifiques » s’appliquant au périmètre de leur audit.

    Le ministère du Travail a publié un guide de lecture dont l’objectif est d’apporter des précisions sur les modalités d’audit associées au référentiel de certification qualité, notamment le niveau attendu du prestataire pour valider l’indicateur et des exemples d’éléments de preuve. Consultez le « Guide de lecture du référentiel national ».

  • Accréditation et certification : de quoi parle-t-on ?

    Nouveauté introduite par la loi du 5 septembre 2018, les certificateurs doivent eux-mêmes être accrédités par le Cofrac et répondre aux exigences qualité de la norme internationale ISO/IEC 17065 qui « comporte des exigences portant sur les compétences, la cohérence des activités et l'impartialité des organismes de certification de produits, processus et services ».

    L’accréditation vise donc à faire reconnaître que le certificateur exerce son activité selon une déontologie et des règles de l’art internationalement acceptées. Selon le Cofrac, « elle constitue une reconnaissance formelle de la compétence de ce dernier pour réaliser des activités spécifiques d'évaluation de la conformité ».

    Tiers de confiance, ces organismes certificateurs doivent faire la preuve de la conformité de leur prestation de certification et d’audit. Ce système à deux niveaux est destiné à sécuriser la démarche et renforcer le rapport de confiance entre tous les acteurs.

    Selon le Cofrac, « l'accréditation est une attestation délivrée par une tierce partie à un organisme d'évaluation de la conformité. La certification est une attestation délivrée par une tierce partie relative à des produits, des processus, des systèmes ou des personnes. Accréditation et certification n’interviennent donc pas au même niveau (…) mais constituent deux maillons distincts de la chaîne d'évaluation de la conformité ».

    L'accréditation des organismes certificateurs

    La procédure d’accréditation des organismes certificateurs a été ouverte le 11 juillet 2019.

    Après avoir étudié la recevabilité des dossiers de demande, le Cofrac évalue les organismes certificateurs sur site avant de mener une observation d’un audit réalisé chez l’un de leurs clients. À l’issue de ce processus, le rapport d’évaluation de l’organisme certificateur candidat à l’accréditation est présenté en instance pour décision.

    L'organisme certificateur qui bénéficie d'une recevabilité opérationnelle favorable peut commencer à auditer les prestataires de formation. Il a alors douze mois pour décrocher l’accréditation (arrêté du 6 juin 2019 relatif aux exigences pour l'accréditation des organismes certificateurs prévues à l'article R.6316-3 du Code du travail).

    Les premières accréditations d’organismes certificateurs ont délivrées au cours du second trimestre 2019. La liste des organismes concernés est disponible sur le site du ministère du Travail. France compétences a publié une note relative à la qualité d’organisme certificateur.

    A compter de la date de son accréditation, l’organisme certificateur réémet les certificats sous accréditation, selon les règles du Cofrac.

    La certification des prestataires de formation

    Pour obtenir la certification qualité Qualiopi exigée par la loi, chaque prestataire doit s'adresser à un organisme certificateur de son choix présent sur la liste des organismes certificateurs accrédités (art. R.6316-3 du Code du travail).

    Il relève de la responsabilité du prestataire de vérifier que l'organisme certificateur est accrédité ou en cours d'accréditation par le Cofrac (art. L.6316-2 du Code du travail).

    Le cycle de certification des prestataires de formation se fait selon trois étapes ; la certification est valable trois ans et tous les sites du prestataire doivent être obligatoirement couverts.

    Certification... ou labellisation
    Si la loi prévoit que les prestataires de formation professionnelle, de bilan de compétences et de VAE, ainsi que les CFA, devront faire l’objet d’une certification unique délivrée par un organisme certificateur accrédité par le Cofrac, elle offre également la possibilité, dans certaines situations particulières, que cette certification soit délivrée par une instance de labellisation reconnue par France compétences, également sur les bases du référentiel unique national.

  • Trois types d’audit

    La démarche d’audit représente un changement important qui va demander aux prestataires de passer d’une logique déclarative (accompagnée de possibles contrôles a posteriori) à une logique de démonstration et de preuve de la mise en œuvre de leurs prestations.

    En effet, un auditeur va venir sur site et c’est lui qui déterminera l’échantillonnage des actions à observer et les éléments de preuves à fournir. Il s’attachera à comprendre et évaluer les pratiques effectives de l’organisme.

    Comme le précise l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national, la durée est calculée pour chacun des trois types d’audit (initial, surveillance, renouvellement).

    Leur durée sera variable selon le nombre et le type d’actions de formation pour lequel l’organisme souhaite être certifié, son chiffre d’affaires, le nombre de sites audités (principe d’échantillonnage).

    @Legifrance

     

    Les modalités d'audit associées au référentiel en vue de l'obtention de la certification qualité par les prestataires d'action de développement des compétences, ainsi que les conditions pour lesquelles la certification peut être suspendue ou retirée, sont fixées par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national mentionné à l'article D.6316-1-1 du Code du travail.

     

    Audit initial

    L’audit initial est réalisé sur site et doit permettre de faire la preuve que les actions de développement des compétences dispensées répondent aux exigences requises par référentiel national. Il dure au minimum une journée.

    La date de réalisation de l’audit est proposée dans un délai maximal de 30 jours calendaires à l’organisme candidat, après réception du contrat conclu.

    Le prestataire devra communiquer à l’organisme certificateur de son choix, les éléments suivants pour lui permettre d’établir son offre :

    • la raison sociale de l’organisme ;
    • le numéro d’enregistrement de la déclaration de l’activité ;
    • les catégories d’actions concernées par la certification ;
    • la liste exhaustive des sites liés au numéro d’enregistrement ;
    • les certifications déjà obtenues, leur validité et leur périmètre ;
    • la période d’audit souhaitée ;
    • le dernier bilan pédagogique et financier disponible.

    C’est la convention d’audit qui enclenche le processus d’audit.

    A partir des informations qu’il a recueillies, l’organisme certificateur établit un plan d’audit indiquant pour le ou les sites concernés, la durée de l’audit, les noms des personnes à rencontrer et la liste des indicateurs concernés.

    Le jour J, l’organisme certificateur se rend dans les locaux de l’organisme prestataire, qui devra disposer de tous les éléments de preuves nécessaires. L’absence de preuve le jour de l’audit fera l’objet d’une non-conformité.

    Les conclusions de l’audit (rapport d’audit) sont transmises à l’organisme prestataire selon la procédure et le délai prévus par l’organisme certificateur.

    En cas de non-conformité(s), le rapport d’audit est envoyé à la Commission de Certification après réception et validation du plan d’action établi par l’organisme prestataire (voir chapitre suivant).

     

    Audit de surveillance

    L’audit de surveillance est réalisé à distance (sauf cas particulier) entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification. Il permet de vérifier que le référentiel en vigueur est toujours appliqué.

     

    Audit de renouvellement

    Le prestataire de formation souhaitant renouveler sa certification devra faire la demande d'un audit de renouvellement au cours de la troisième année de validité de la certification qualité en cours avant l’expiration de sa certification. La nouvelle décision de certification prend effet le lendemain de la date d’échéance du précédent certificat. Il est réalisé sur site (une journée minimum).

    @Défi métiers

  • Traitement des non-conformités

    Le décret n°2019-565 prévoit deux niveaux de non-conformité (« un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs » du référentiel a été constaté).

    Une « non-conformité mineure est la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée ».

    Une « non-conformité majeure est la non prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée ».

    @Défi métiers

     

    Les non-conformités relevées lors de l’audit sont explicitées et signifiées par le certificateur (courrier).

    Lorsque la certification porte sur différentes catégories d’actions, le libellé de la non-conformité spécifie les catégories d’actions concernées.

    L’analyse des non-conformités, mineures et majeures, et des plans d’actions associés, peut conduire l’organisme certificateur à délivrer la certification sur les seules catégories d’actions conformes et objets de la demande.

    Attention : l’existence d’au moins cinq non-conformités mineures non levées à la prise de décision constitue une non-conformité majeure.

    Une certification ne peut être délivrée tant qu’il reste une non-conformité majeure non levée.

    La vérification du traitement des non-conformités peut donner lieu à la réalisation d’un audit complémentaire, à distance ou sur site.

     

    Contrôle par les Opérateurs de compétences (Opco)

    La démarche de certification qualité ne dispense pas les opérateurs de compétences de s'assurer de l'exécution des actions de formation mentionnées à l'article L.6313-1 dans le cadre d'un contrôle de service fait.

    En cas d'anomalie constatée dans l'exécution d'une action mentionnée aux 1° à 3° de l'article L.6313-1, l'opérateur de compétences peut demander à l'organisme prestataire de formation ou à l'employeur tout document complémentaire nécessaire pour s'assurer de la réalité de l'action qu'il finance et de sa conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles.

    Il effectue tout signalement utile et étayé auprès des services de l'Etat chargés du contrôle de la formation professionnelle (art. R.6332-26 modifié par décret n°2018-1209 du 21 décembre 2018 - art.1).

     

  • Liens utiles

    Loi n°2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l'emploi et à la démocratie sociale

    Décret n°2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue

    La qualité des actions de formation (site du ministère du Travail)

    Loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel

    Décret n°2019-564 du 6 juin 2019 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle

    Décret n°2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences

    Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux exigences pour l'accréditation des organismes certificateurs prévues à l'article R.6316-3 du Code du travail

    Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national mentionné à l'article D.6316-1-1 du Code du travail

    Article L.6316-1 du Code du travail

    Article L.6316-2 du Code du travail

    Article L.6316-4 du Code du travail

    Article L.6316-5 du Code du travail

    Article R.6316-3 du Code du travail

    Article 1 du décret du décret n°2019-564 du 6 juin 2019 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle

    Norme internationale ISO/IEC 17065

    Exigences spécifiques pour l’accréditation des organismes de certification à des fins de notification (Cofrac)

    Guide à l’usage des organismes de formation professionnelle franciliens (Direccte Ile-de-France)

    Guide de lecture du référentiel national (ministère du Travail)

    Qualité : la charte Qualiopi

    Qualité : de DATADOCK à la certification unique, soyez prêts ! (Centre Inffo)

    Qualité : les organismes certificateurs débuteront leur activité au plus tôt en septembre (Centre Inffo)

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