DOKELIO Ile-de-France : bilan d’un semestre d’évolutions au service des utilisateurs

28 Juin 2018

DOKELIO Ile-de-France : bilan d’un semestre d’évolutions au service des utilisateurs © Fotolia DOKELIO Ile-de-France, la base de données de l’offre de formation professionnelle continue francilienne, est en constante évolution pour répondre aux besoins de ses utilisateurs.

Afin de répondre aux exigences actuelles de l’information sur l’offre de formation professionnelle continue, DOKELIO Ile-de-France a évolué. La base s'est adaptée aux besoins des organismes de formation et structures sans numéro de déclaration d’activité, des financeurs et prescripteurs, et des documentalistes de Défi métiers qui en ont la charge. Ces évolutions ont aussi permis de faciliter l'utilisation de cette base.

Panorama des évolutions majeures du premier semestre 2018

Référencement des actions d'accompagnement

Les actions d’accompagnement de type bilan de compétences ou insertion peuvent être saisies, depuis février 2018, dans la base de données. Les actions d’accompagnement à la Validation des acquis de l’expérience (VAE), quant à elles, sont référencées dans DOKELIO Ile-de-France depuis 2017.

Les actions de bilans comme de VAE, sont d’autant plus plébiscitées qu’elles permettent l’utilisation du Compte personnel de formation (CPF).

Cette évolution permet de couvrir la quasi exhaustivité de l’offre de formation continue sur le territoire.

Ouverture aux structures sans numéro de déclaration d’activité

Depuis le 1er trimestre, les structures sans numéro de déclaration d’activité (NDA), donc non organismes de formation, sont désormais bienvenues dans la base.

Ces structures de type association, établissement consulaire, etc. ont accès aux mêmes fonctionnalités techniques que les organismes de formation mais ne peuvent créer que des actions d’accompagnement.

Cette évolution ouvre davantage l’information sur l’offre en région francilienne.

Pré-inscription plus rapide pour les organismes de formation non franciliens

Les organismes de formation et structures hors Ile-de-France déployant une activité de formation sur le territoire francilien peuvent joindre directement, lors de la pré-inscription, le document justifiant de cette activité.

Cette évolution permet, en outre, à l’équipe DOKELIO Ile-de-France d’être plus réactive.

Des évolutions destinées à faciliter l'utilisation de la base pour les utilisateurs

  • Organismes de formation et structures sans NDA
    • Sur le tableau de bord, il est désormais possible de voir en un clic l’ensemble de son offre présente dans la base ;
    • Pour toute nouvelle création d’action puis de session, un clic suffit pour enregistrer et soumettre sa saisie ;
    • Des messages indiquent comment mettre à jour une action archivée ;
    • Un courriel d’avertissement est envoyé 10 jours avant l’archivage automatique des actions pour permettre une mise à jour en amont.
    • Désormais, il n'y a plus qu'un seul message transmis pour les demandes de complétude (demande de correction, de précision, d'ajout ou de suppression de données).
  • financeurs/prescripteurs
    • Sur l’offre conventionnée, les organismes de formation peuvent distinguer les mandataires et dispensateurs ; les prescriptions de formation sont plus facilement gérées .
  • documentalistes en charge de la base
    • Une nouvelle fonctionnalité permet des demandes de complétude en quelques clics seulement pour gagner en réactivité.
    • Des systèmes d’alerte toujours plus nombreux sont développés en interne pour une transmission de données toujours plus fiable aux partenaires.

L’équipe DOKELIO Ile-de-France reste disponible pour recueillir les difficultés rencontrées et envisager des évolutions afin d'offrir une information encore plus fiable, toujours utile et de bonne qualité à l'ensemble des utilisateurs y compris les internautes.

L. Démoclès

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